Hoe breng je structuur aan in je werkdagen als ondernemer?

Vind jij het als ondernemer lastig structuur aan te brengen in je werkdagen? Regelmatig krijg ik de vraag van mensen om mij heen hoe ik er als eigen baas voor zorg dat ik voldoende uren op een dag werk. Als je in loondienst werkt heb je uren waar je je aan moet houden, als eigen baas heb je alle vrijheid.

Eerlijk gezegd vind ik dit ook één van de belangrijkste voordelen aan ondernemen. Ik had er altijd een hekel aan dat ik een verplicht aantal uren op kantoor moest zijn, terwijl er ook periodes waren dat er simpelweg niet zoveel werk was.

Als ondernemer kost het mij inmiddels weinig moeite om structuur aan te brengen in mijn werkdagen. De eerste jaren heb ik hier wel naar moeten zoeken. In het begin had ik nog niet zoveel klanten en daardoor niet altijd wat te doen. En als ik dan een opdracht had wilde ik daar alles voor doen en moest alles wijken.

Inmiddels weet ik wel beter en zijn mijn werkdagen aardig gestructureerd. Maar nooit helemaal, want he, die vrijheid om je eigen werktijden te bepalen is nou eenmaal het grootste voordeel aan ondernemen.

In dit artikel heb ik een aantal tips voor je klaarstaan om meer structuur aan te brengen in je werkdagen als ondernemer.

Plan een vaste starttijd

Als je net start met ondernemen dan geniet je misschien wel iets te veel van de vrijheid. Je kunt eerst lekker uitslapen, rustig ontbijten en daarna misschien nog even sporten en het huishouden doen.

Ik ken genoeg ondernemers die bijvoorbeeld pas om 11.00 uur starten met werken en dat is ook prima. Maar ik ken ook genoeg (startende) ondernemers die dit doen, omdat ze eigenlijk de werkzaamheden uitstellen en het spannend vinden aan de slag te gaan.

Aan het einde van de dag hebben ze nog niks gedaan en er is weer een dag voorbij met weinig voortgang.

Zeker in het begin, als de klanten nog niet vanzelf komen, is ondernemen spannend en moet je vooral de hort op. Voor je gevoel heb je misschien niet altijd wat te doen en daarom stel je het werken maar uit.

Maar als je niet begint komen die klanten nooit.

Het beste kan je daarom een vaste begintijd inplannen om aan het werk te gaan. Als ochtendmens vind ik het heerlijk om om 8 uur al te beginnen, maar piek jij op een later moment dan kan je ook gerust later beginnen.

Het belangrijkste is dat je structuur in je werkdag aanbrengt en een starttijd uitkiest om te beginnen. Maak concreet een afspraak hierover met jezelf en begin met werken in plaats van met uitstellen.

Het is zo makkelijk om allerlei klusjes te gaan doen die nu niet belangrijk zijn, maar daarmee bereik je niks. Behandel een werkdag hetzelfde als vroeger toen je voor een baas werkte en geef jezelf een schop onder de kont en ga aan het werk.

Vergeet de pauzes niet

Sommige ZZP-ers vinden het moeilijk om de dag te beginnen, maar er zijn ook een heleboel ZZP-ers die in zo’n lekkere werkflow zitten dat ze de hele dag doorwerken en pauzes overslaan.

Eerlijk gezegd, als ik geen hond zou hebben die op tijd naar buiten moet zou dit voor mij ook een risico zijn. Maar op tijd pauze nemen is zo belangrijk. Als je te weinig pauze neemt ben je aan het eind van de dag moe, kan je je minder concentreren en is de kans groot dat je aan het eind van de dag juist minder gedaan hebt.

Neem daarom regelmatig een pauze. Download bijvoorbeeld een app als Be Focused die je regelmatig een melding geeft als het tijd is om pauze te nemen.

Ga ’s middags een rondje wandelen, neem tijd voor een korte meditatie of kies voor een andere ontspanning waardoor je weer even kunt opladen.

Regel een goede werkplek

Toen ik net begon met mijn bedrijf werkte ik aan de eettafel in de woonkamer. Niet alleen was dat niet zo’n comfortabele werkplek, er was ook altijd afleiding. Voor ik het wist stond ik de vaat op te ruimen, de planten water te geven of was ik aan de praat met de buurvrouw. En ook Netflix stond iets vaker aan dan eigenlijk goed voor mij was.

En ’s avonds, als ik eigenlijk wilde ontspannen, slingerde de laptop, papieren en overige werkspullen nog in de woonkamer.

De woonkamer is dus niet de beste plek om gestructureerd te werken.

Kijk eens of je in huis een kamer hebt waar je je goed kunt afzonderen en een werkplek kunt inrichten. Of overweeg een flexwerkplek te huren, dit is meteen een goede mogelijkheid om te netwerken en andere ondernemers te leren kennen.

Zorg ervoor dat je altijd wat te doen hebt

Als je net als ondernemer start heb je waarschijnlijk nog niet zoveel opdrachten en denk je daardoor niet altijd wat te doen te hebben. En dan is het moeilijk om structuur in je dag aan te brengen.

Maar geen klanten wil niet zeggen dat je niks te doen hebt, dan is er juist werk aan de winkel! Maak een plan hoe jij je netwerk uit kunt breiden en potentiële klanten kunt ontmoeten. Ga naar buiten en leer mensen kennen.

Je zult zien dat er juist als starter altijd wat te doen is, als je maar durft.

En maak niet de fout die ik gemaakt heb, en ook vele anderen, door eerst druk te zijn met het bouwen van een website, ontwikkelen van visitekaartjes en een professionele fotosessie te regelen. Veel startende ondernemers denken dat het hierom draait, maar dit is in het begin niet hoe je klanten krijgt.

Eigenlijk ben je je nog steeds aan het verstoppen, terwijl het juist zo belangrijk is erop uit te gaan.

Plan ook vrije momenten in

Als je bedrijf eenmaal een beetje begint te lopen krijg je ook te maken met de andere kant van het ondernemen. Er is inderdaad altijd wat te doen en als je niet uitkijkt ben je zo 24/7 met je werk bezig.

En hoe leuk je je werk ook vind, dit kan je op de lange termijn niet volhouden.

De eerste jaren had ik niet echt vaste werktijden voor mijzelf en was ik 7 dagen in de week van ’s ochtends tot ’s avonds bereikbaar voor klanten. Ik was zo blij met klanten dat ik mijn werktijden helemaal van de klant liet afhangen.

Na een tijd zal je waarschijnlijk merken dat dit niet goed werkt en dat meer structuur in je werkweek toch wel zo fijn is.

Tegenwoordig werk ik 4 dagen in de week, van maandag tot en met donderdag. De avonden werk ik niet meer en op vrijdag beantwoord ik hooguit mail, maar that’s it.

Heel af en toe maak ik hier een uitzondering op, maar dan is het een bewuste keuze. Bijvoorbeeld omdat ik juist een keer op maandag vrij heb genomen en anders mijn werk niet afkrijg of als er een event is waar ik heel graag naar toe wil, maar niet op mijn werkdag valt.

De klant is niet altijd koning

Over vrije momenten gesproken: je zult als ZZP-er vaak te maken krijgen met klanten die het liefst hebben dat ze vandaag nog geholpen worden. De eerste jaren ging ik hier ook vaak in mee en zette ik alles aan de kant voor dit soort klanten. Maar dit zorgde nou niet bepaald voor structuur in mijn werkweek en ik had er erg veel stress van.

Tegenwoordig bewaak ik veel beter mijn grenzen en zeg ik vaker nee. Dit was zowel voor mij als voor mijn klanten wennen. Want de klant is toch altijd koning? Zo hebben we in Nederland lange tijd gedacht.

Maar tegenwoordig is iedereen druk en is er meer werk dan personeel. Ook om mij heen spreek ik veel ondernemers die veel beter hun grenzen bewaken en vaker nee zeggen.

Dit is wennen voor iedereen, omdat we altijd maar gewend zijn alles direct te krijgen. Ik merk ook dat het bij klanten soms weerstand oproept. Toch werkt dit voor mij goed en ervaar ik meer rust en structuur in mijn werkschema.

Hoe breng jij als ondernemer structuur aan in je werkweek?

Liefs, Ilse